คุณใช้เวลากับการทำงานมากเกินไปหรือเปล่า? ในแต่ละวัน คุณต้องเผชิญกับกองเอกสารมากมาย พร้อมกับการประชุมที่ไม่รู้จบ วนเวียนไปอย่างนี้จนเวลาผ่านไปหลายสัปดาห์ หลายเดือน จนกระทั่งผ่านไปหลายปี คุณก็ยังไม่รู้ว่าจะจัดการกับงานที่แสนล้นมือของคุณได้อย่างไร ทำให้คุณต้องทำงานอย่างหนักติดต่อกันเป็นเวลานาน ซึ่งมันไม่ได้ส่งผลเฉพาะสุขภาพจิตของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลมาถึงสุขภาพร่างกายของคุณด้วยค่ะ เราจึงมีอยากแนะนำ 6 วิธีการที่ทำให้คุณใช้เวลากับการทำงานน้อยลง แต่ได้ผลลัพธ์จากงานเท่าเดิม ซึ่งจะทำได้อย่างไรนั้น ไปติดตามพร้อมกันเลยค่่ะ
1. ใช้ปฏิทินให้เป็นประโยชน์
หากคุณเป็นคนที่ไม่เคยใช้ปฏิทินในการจัดตารางการทำงานในแต่ละวันมาก่อนเลย ตอนนี้ถึงเวลาแล้วค่ะ! เพราะปฏิทิน
ไม่ได้เป็นเพียงแค่ตัวช่วยเตือนความจำคุณเกี่ยวกับตารางการประชุมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถจัดตารางงานประจำวันของคุณได้แบบชั่วโมงต่อชั่วโมง ซึ่งถ้าคุณเอางานที่คุณได้รับมอบหมายมาจัดลงบนปฏิทิน ตามลำดับความสำคัญของงานนั้นๆ คุณจะสามารถเคลียร์งานที่น่าเบื่อ หรือคั่งค้างมานานจนคุณลืมไปแล้วให้เสร็จสมบูรณ์ได้
รวมถึงคุณจะสามารถจัดสรรช่วงเวลาพักผ่อนในแต่ละวันของคุณได้อย่างลงตัวมากขึ้นค่ะ
2. เลือกประชุมให้มากขึ้น
ลองพิจารณาจากปฏิทิน(ที่คุณเพิ่งสร้างเสร็จนั่นแหละค่ะ) ดูว่าการประชุมมากมายที่ระบุอยู่ในนั้น คุณจำเป็นจำต้องเข้าทุกหัวข้อเลยหรือเปล่า? แน่นอนว่าหากการประชุมไหนเกี่ยวข้องกับคุณโดยตรง หรือคุณต้องเป็นผู้ตัดสินใจเด็ดขาดในหัวข้อนี้ คุณก็ควรเข้าร่วมประชุมตามปกติ แต่หากการประชุมไหนที่อาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับคุณโดยตรง หรือคุณเองไม่ได้มีอำนาจในการตัดสินใจใดๆในการประชุมครั้งนั้น คุณอาจคุยกับเพื่อนร่วมงาน หรือผู้บังคับบัญชา โดยให้เหตุผลที่สมควร ว่าจะเป็นไปได้หรือไม่ที่คุณจะไม่เข้าประชุมในหัวข้อนั้นๆ เพื่อให้เวลากับการทำงานที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่า
3. อ่านอีเมลแค่วันละ 2-3 ครั้งก็พอ
อีเมลคือกับดักที่ใหญ่ที่สุดที่จะขัดขวางคุณจากการบริหารเวลาทำงานเพื่อหาเวลาพักผ่อน เพราะทุกครั้งที่คุณเปิดอ่านอีเมล คุณก็ต้องเผชิญกับคำถามมากมายจากทุกทิศทาง ซึ่งนั่นทำให้คุณอดไม่ได้ที่จะต้องทำงาน แม้จะอยู่ในเวลาที่คุณควรจะพักผ่อนก็ตาม ถึงแม้ว่าผู้คนที่ส่งอีเมลหาคุณอาจจะคาดหวังว่าคุณจะตอบคำถามพวกเขาตลอด 24 ชั่วโมง แต่คุณก็ไม่มีความจำเป็นใดๆที่จะต้องทำตามความคาดหวังนั้น เราอยากให้คุณลองจัดตารางสำหรับเช็คอีเมลของคุณ อยู่ที่ 2-3 ครั้งใน
1 วัน และหลังจากที่คุณทำการตอบอีเมลในช่วงเวลาๆนั้นเสร็จแล้ว หากมีการส่งอีเมลเข้ามาในเวลาอื่น ถ้าหัวข้อของอีเมลไม่ด่วนหรือฉุกเฉินมากจริงๆ ให้คุณยกอีเมลเหล่านั้นไปตอบในวันถัดไปแทนที่จะตอบทันที แล้วใช้เวลาที่เหลือในการพักผ่อนค่ะ
4. sign-out ตัวเองออกจากระบบแชทบ้าง
ไม่ใช่แค่อีเมลนะคะที่คุณจะต้องหยุดเช็คตลอดเวลา โปรแกรมห้องสนทนาต่างๆ อย่าง Facebook Messenger , Google Talk , Facetime , Line ฯลฯ ก็เช่นเดียวกัน เพราะหากคุณออนไลน์อยู่บนห้องสนทนาเหล่านี้ คุณอาจทำงานไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนดก็ได้ค่ะ ถึงแม้ว่าคุณจะแค่ส่งสติกเกอร์ หรือไอคอนที่คุณชอบ ให้กับคนที่คุณรัก โดยใช้เวลาแค่ไม่กี่วินาที แต่นั่นก็ทำให้คุณเสียสมาธิไปจากงานที่ทำ และอาจทำให้งานไม่เสร็จสมบูรณ์ตามที่จัดตารางไว้ และส่งผลให้เวลาพักผ่อนของคุณลดน้อยลงไปด้วยค่ะ ดังนั้น คุณควรออกจากระบบแชทต่างๆที่คุณมี ตั้งใจทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จ แล้วหลังจากนั้นคุณจะมีเวลาในการพูดคุยกับเพื่อน หรือครอบครัวของคุณได้เต็มที่หลังเวลาเลิกงานค่ะ
5. จัดทำรายการ to-do-list
เริ่มต้นเขียนสิ่งที่คุณต้องทำ หรือควรทำ (to-do-list) ในแต่ละวัน แต่ละช่วงเวลาเอาไว้บนปฏิทินออนไลน์ของคุณ โดยพยายามแบ่งแยกรายการต่างๆ ออกเป็นงานด่วน และงานไม่ด่วน เพื่อให้คุณไม่ต้องพลาดงานสำคัญที่คุณควรทำให้เสร็จก่อน เมื่อพบงานที่ต้องใช้เวลาทำนาน ให้แบ่งโปรเจคนั้นออกเป็นส่วนย่อยหลายๆส่วน ที่คุณสามารถแบ่งเวลาทำได้อย่างเหมาะสม
และคุณควรอัพเดทปฏิทินของคุณ ทันทีที่ได้รับมอบหมายงานมา เพื่อให้คุณไม่พลาดการจดบันทึก ที่จะช่วยให้การวางแผนการทำงานของคุณเป็นไปได้อย่างง่ายดายและราบรื่นค่ะ
6. เลี่ยงการติดตามงานที่ไม่จำเป็น
หากคุณได้มีการมอบหมายงาน หรือมอบหมายหน้าที่ใดๆให้กับคนอื่นแล้ว คุณก็ควรไว้ใจให้พวกเขาดูแลงานเหล่านั้นด้วยตนเอง นอกจากคุณจะได้รับคำสั่งมาอีกต่อหนึ่ง ให้คอยติดตามผลงานของผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพราะในทางปฏิบัติ มีผู้บริหารจำนวนมาก เสียเวลาไปกับการติดตามผลงานของพนักงานแทบทุกฝ่ายอย่างใกล้ชิด ทั้งๆที่งานบางส่วนไม่ได้อยู่ในความถนัดของพวกเขาเลย เราคิดว่าคุณควรจะปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในองค์กรของคุณทำงานที่พวกเขาถนัด คุณเองก็ดูงานในส่วนที่คุณถนัด แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องตัดสินใจ หรือเมื่อเป็นเรื่องของงบประมาณ ค่อยให้เขาขอคำปรึกษาจากคุณก็ได้ค่ะ
และนี่คือ 6 วิธีที่จะทำให้คุณทำงานน้อยลง ได้ใช้ชีวิตมากขึ้น แต่ผลลัพธ์ที่ได้จากงานนั้นเท่าเดิม หรืออาจเพิ่มขึ้น จากการที่คุณมีสุขภาพกายและใจทีสมบูรณ์พร้อมพอที่จะผลิตงานออกมาให้มีประสิทธิภาพสุงสุดได้ค่ะ ลองนำวิธีเหล่านี้ไปใช้เพื่อบริหารเวลาของคุณนะคะ
